De Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, ook bekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna AVG), stelt het juridisch kader vast dat van toepassing is op de verwerking van persoonsgegevens.
De AVG versterkt de rechten en plichten van de verwerkingsverantwoordelijken, de verwerkers, de betrokkenen en de ontvangers van de gegevens.
In het kader van onze activiteiten zijn wij gehouden persoonsgegevens te verwerken.
Voor een goed begrip van dit beleid wordt het volgende verduidelijkt:
De AVG bepaalt in artikel 12 dat betrokkenen op beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke wijze over hun rechten moeten worden geïnformeerd.
Om zijn goede werking te waarborgen, is het Agentschap AD'OCC verplicht verwerkingen van persoonsgegevens van prospects en contacten op te zetten en te beheren.
Dit beleid heeft tot doel te voldoen aan de informatieplicht waaraan het Agentschap AD'OCC krachtens de AVG (artikel 12) is gehouden, en de rechten en plichten van zijn prospects en contacten met betrekking tot de verwerking van hun persoonsgegevens te formaliseren.
Dit beleid is van toepassing op de uitvoering van alle verwerkingen van persoonsgegevens van prospects en contacten van het Agentschap AD'OCC.
Het Agentschap AD'OCC doet er alles aan om ervoor te zorgen dat de gegevens worden verwerkt binnen een nauwkeurig intern governance-kader. Dit gezegd zijnde, heeft dit beleid alleen betrekking op verwerkingen waarvoor het Agentschap AD'OCC verwerkingsverantwoordelijke is en is het derhalve niet van toepassing op verwerkingen die niet zijn opgezet of uitgevoerd conform de door het Agentschap AD'OCC vastgestelde governance-regels (zogenaamde „wilde" verwerkingen of shadow IT).
De verwerking van persoonsgegevens kan rechtstreeks door het Agentschap AD'OCC worden beheerd of via een door het Agentschap AD'OCC specifiek aangewezen verwerker.
Dit beleid staat los van alle andere documenten die van toepassing kunnen zijn in het kader van de contractuele relatie tussen het Agentschap AD'OCC en de prospects en contacten.
Binnen het Agentschap AD'OCC wordt geen verwerking uitgevoerd met betrekking tot gegevens van prospects en contacten als deze geen betrekking heeft op persoonsgegevens die door of voor onze diensten zijn verzameld of in verband met onze diensten worden verwerkt, en als deze niet voldoet aan de algemene beginselen van de AVG.
Voor een goed begrip van dit beleid worden hieronder de gebruiksgevallen van gegevens door het Agentschap AD'OCC toegelicht:
Elke ludieke actie die al dan niet bedoeld is om prospects van het Agentschap AD'OCC een prijs te laten winnen. Ze kunnen online of offline worden uitgevoerd, rechtstreeks door het Agentschap AD'OCC of indirect door zijn partners. In het algemeen worden de gegevens verzameld die nodig zijn voor de identificatie van de deelnemers en voor de toekenning van de prijzen of loten.
Alle acties van promotionele en commerciële aard en voor commerciële opvolging. Prospectie, doorgaans per e-mail, sms, telefoon, enz. Gegevens kunnen worden verzameld en gedeeld met partners zoals Google om gepersonaliseerde of niet-gepersonaliseerde advertenties aan te bieden. Ga voor meer informatie over hoe Google deze gegevens gebruikt naar: https://business.safety.google/privacy/
Fysieke evenementen die worden georganiseerd door het Agentschap AD'OCC, waaraan het Agentschap AD'OCC deelneemt of die het sponsort. De gegevens worden over het algemeen verzameld vóór het evenement zelf (wedstrijd, enz.), bij de inschrijving voor het evenement rechtstreeks of via een partner, of tijdens het evenement zelf (formulier, vragenlijst, visitekaartje, speciale mobiele applicaties, enz.).
Alle social-selling-activiteiten. Deze omvatten met name het verzamelen van gegevens in verband met inschrijvingen, berichten, likes, antwoorden en doorstuuracties, commentaren, beoordelingen, enz.
Wij maken gebruik van verschillende cookies op de website om de interactiviteit van de website en onze diensten te verbeteren. Een „cookie" is een reeks informatie, doorgaans van kleine omvang en geïdentificeerd door een naam, die door een website waarop u inlogt aan uw browser kan worden doorgegeven. Uw webbrowser bewaart deze gedurende een bepaalde periode en stuurt deze bij elke nieuwe verbinding terug naar de webserver. Cookies hebben meerdere gebruiksdoeleinden: ze kunnen dienen om uw klant-ID bij een webwinkel te onthouden, de huidige inhoud van uw winkelwagentje, een identifier waarmee uw navigatie voor statistische of reclamedoeleinden kan worden gevolgd, enz.
Zie ook de paragraaf over cookies op de pagina met juridische vermeldingen.
Het contactenregister van het Agentschap AD'OCC verwijst naar al zijn partners als rechtspersonen en vermeldt uitdrukkelijk één of meerdere contactpersonen als natuurlijke personen. Deze lijst wil zo volledig mogelijk zijn; elk nieuw gebruiksgeval, elke wijziging of verwijdering van een bestaande verwerking zal aan de prospects en contacten worden meegedeeld door middel van een wijziging van dit beleid.
De gegevens over onze prospects en contacten kunnen rechtstreeks bij hen worden verzameld (directe verzameling).
De verzameling kan ook indirect plaatsvinden via gespecialiseerde bedrijven of via de partners en leveranciers van het Agentschap AD'OCC. In dat geval besteedt het Agentschap AD'OCC de grootste zorg aan het waarborgen van de kwaliteit van de gegevens die hem worden meegedeeld.
Afhankelijk van het geval verwerkt het Agentschap AD'OCC uw gegevens voor de volgende doeleinden:
Deze doeleinden zijn gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van het Agentschap AD'OCC om over gegevens van zijn gebruikers en prospects te beschikken.
Wanneer dat noodzakelijk is, vraagt het Agentschap AD'OCC de toestemming van de betrokkenen (bijvoorbeeld: nieuwsbrief).
Het Agentschap AD'OCC zorgt ervoor dat de gegevens alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerde interne of externe ontvangers.
De ontvangers van de persoonsgegevens van prospects en contacten binnen het Agentschap AD'OCC zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht.
Het Agentschap AD'OCC beslist welke ontvanger toegang heeft tot welke gegevens conform een autorisatiebeleid.
Alle toegangen met betrekking tot verwerkingen van persoonsgegevens van prospects en contacten zijn onderworpen aan een traceerbaarheidsmaatregel.
Voorts kunnen persoonsgegevens worden meegedeeld aan elke wettelijk bevoegde autoriteit. In dat geval is het Agentschap AD'OCC niet verantwoordelijk voor de omstandigheden waaronder het personeel van deze autoriteiten toegang heeft tot de gegevens en deze gebruikt.
De bewaartermijn van de gegevens wordt door het Agentschap AD'OCC bepaald met inachtneming van de wettelijke en contractuele beperkingen die op hem rusten en bij gebreke daarvan op basis van zijn behoeften, met name volgens de volgende beginselen:
Gedurende de gehele duur van de contractuele relatie tussen het Agentschap AD'OCC en zijn partner; de gegevens van een contactpersoon worden verwijderd als de betrokken contactpersoon niet langer deel uitmaakt van de structuur van de partner.
3 jaar vanaf hun verzameling door het Agentschap AD'OCC of vanaf het laatste contact van de prospect/het contact, dat wordt gematerialiseerd door de laatste klik die hij heeft uitgevoerd of door het openen van een e-mail die door het Agentschap AD'OCC is verstuurd.
26 maanden vanaf hun verzameling.
Na het verstrijken van de vastgestelde termijnen worden de gegevens verwijderd of bewaard na anonimisering, met name voor statistische doeleinden. Ze kunnen worden bewaard in geval van een geschil of voorgeschil.
Prospects en contacten worden eraan herinnerd dat verwijdering en anonimisering onomkeerbare handelingen zijn en dat het Agentschap AD'OCC vervolgens niet meer in staat zal zijn deze te herstellen.
Prospects en contacten hebben het recht het Agentschap AD'OCC te vragen om bevestiging of gegevens die hen betreffen al dan niet worden verwerkt.
Prospects en contacten hebben tevens een recht op inzage, dat is gekoppeld aan de naleving van de volgende regels:
Prospects en contacten hebben het recht een kopie te vragen van hun persoonsgegevens die worden verwerkt door het Agentschap AD'OCC. In geval van een verzoek om een aanvullende kopie kan het Agentschap AD'OCC echter eisen dat de prospects en contacten de financiële kosten hiervan dragen.
Als prospects en contacten hun verzoek om een kopie van de gegevens langs elektronische weg indienen, worden de gevraagde informatie hen in een gangbaar elektronisch formaat verstrekt, tenzij anders verzocht.
Prospects en contacten worden ervan in kennis gesteld dat dit recht op inzage geen betrekking kan hebben op vertrouwelijke informatie of gegevens, of op gegevens waarvan de mededeling wettelijk niet is toegestaan.
Het recht op inzage mag niet op misbruikende wijze worden uitgeoefend, dat wil zeggen op regelmatige basis met als enig doel de betrokken dienst te destabiliseren.
Het Agentschap AD'OCC voldoet aan bijwerkingsverzoeken:
Het recht op gegevenswissing van prospects en contacten is niet van toepassing in gevallen waarin de verwerking wordt uitgevoerd om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Buiten deze situatie kunnen prospects en contacten om wissing van hun gegevens verzoeken in de volgende limitatieve gevallen:
Overeenkomstig de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens worden prospects en contacten ervan in kennis gesteld dat het een individueel recht betreft dat alleen door de betrokkene zelf kan worden uitgeoefend met betrekking tot zijn eigen informatie: om veiligheidsredenen moet de betrokken dienst uw identiteit verifiëren om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie over u wordt meegedeeld aan een andere persoon dan uzelf.
Prospects en contacten worden ervan in kennis gesteld dat dit recht niet van toepassing is, aangezien de verwerking door het Agentschap AD'OCC rechtmatig is en alle verzamelde persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van zijn diensten.
Het Agentschap AD'OCC erkent het recht op gegevensoverdraagbaarheid in het bijzondere geval van gegevens die door de prospects en contacten zelf zijn meegedeeld, via onlinediensten die door het Agentschap AD'OCC zelf worden aangeboden en voor doeleinden die uitsluitend op de toestemming van de betrokkenen zijn gebaseerd. In dat geval worden de gegevens verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
Het Agentschap AD'OCC maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming (beslissingen die ten aanzien van een persoon worden genomen via algoritmen die op zijn persoonsgegevens worden toegepast, zonder dat een mens in het proces tussenbeide komt).
Prospects en contacten worden ervan in kennis gesteld dat zij het recht hebben richtlijnen op te stellen met betrekking tot de bewaring, wissing en mededeling van hun gegevens na hun overlijden.
De mededeling van specifieke richtlijnen voor na het overlijden en de uitoefening van hun rechten geschieden per e-mail of per post naar het volgende adres: Agence AD'OCC - 132, boulevard Pénélope - 34000 Montpellier, vergezeld van een kopie van een ondertekend identiteitsbewijs, of naar het adres contact@agence-adocc.com
Prospects en contacten worden in elk gegevensverzamelingsformulier geïnformeerd over het verplichte of facultatieve karakter van de antwoorden door middel van een asterisk.
In het geval dat antwoorden verplicht zijn, legt het Agentschap AD'OCC de prospects en contacten de gevolgen van een ontbrekend antwoord uit.
Het Agentschap AD'OCC verkrijgt van de prospects en contacten een gebruiks- en verwerkingsrecht op hun persoonsgegevens voor de hierboven uiteengezette doeleinden.
De verrijkte gegevens die het resultaat zijn van een verwerkings- en analyseactiviteit van het Agentschap AD'OCC, ook wel verrijkte gegevens genoemd, blijven echter uitsluitend eigendom van het Agentschap AD'OCC (gebruiksanalyses, statistieken, enz.).
Het Agentschap AD'OCC informeert zijn prospects en contacten dat het in het kader van de verwerking van hun persoonsgegevens elke verwerker van zijn keuze kan inschakelen.
In dat geval zorgt het Agentschap AD'OCC ervoor dat de verwerker zijn verplichtingen uit hoofde van de AVG nakomt.
Het Agentschap AD'OCC verbindt zich ertoe met al zijn verwerkers een schriftelijk contract te sluiten en legt de verwerkers dezelfde gegevensbeschermingsverplichtingen op als aan zichzelf. Bovendien behoudt het Agentschap AD'OCC zich het recht voor bij zijn verwerkers een audit uit te voeren om de naleving van de AVG-bepalingen te waarborgen.
Het is aan het Agentschap AD'OCC om de technische beveiligingsmaatregelen, fysiek of logisch, te definiëren en te implementeren die het geschikt acht om de accidentele of onrechtmatige vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde openbaarmaking van gegevens te bestrijden.
Tot deze maatregelen behoren hoofdzakelijk:
In geval van een inbreuk op persoonsgegevens verbindt het Agentschap AD'OCC zich ertoe dit aan de CNIL te melden onder de door de AVG voorgeschreven voorwaarden.
Als de inbreuk een hoog risico meebrengt voor de prospects en contacten en de gegevens niet zijn beschermd, zal het Agentschap AD'OCC:
Bij een nieuwe verwerking van persoonsgegevens raadpleegt het Agentschap AD'OCC vooraf de functionaris voor gegevensbescherming.
Als prospects en contacten bepaalde informatie wensen te verkrijgen of een specifieke vraag willen stellen, kunnen zij zich wenden tot de functionaris voor gegevensbescherming, die hen binnen een redelijke termijn een antwoord zal geven op de gestelde vraag of de gevraagde informatie.
In geval van een probleem met de verwerking van persoonsgegevens kunnen prospects en contacten zich wenden tot de aangewezen functionaris voor gegevensbescherming.
Het Agentschap AD'OCC verbindt zich er als verwerkingsverantwoordelijke toe een actueel register bij te houden van alle uitgevoerde verwerkingsactiviteiten.
Dit register is een document of applicatie waarmee alle verwerkingen die door het Agentschap AD'OCC als verwerkingsverantwoordelijke worden uitgevoerd, kunnen worden geïnventariseerd.
Het Agentschap AD'OCC verbindt zich ertoe de toezichthoudende autoriteit op eerste verzoek de informatie te verstrekken die deze autoriteit in staat stelt de conformiteit van de verwerkingen met de geldende regelgeving inzake informatica en vrijheden te verifiëren.
Prospects en contacten die worden geraakt door de verwerking van hun persoonsgegevens worden geïnformeerd over hun recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, namelijk de CNIL in Frankrijk, indien zij van mening zijn dat de verwerking van de hen betreffende persoonsgegevens niet in overeenstemming is met de Europese gegevensbeschermingsregelgeving, op het volgende adres:
CNIL – Klachtendienst
3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07
Tel: 01 53 73 22 22
Dit beleid kan te allen tijde worden gewijzigd of aangepast in geval van wettelijke, jurisprudentiële ontwikkelingen, beslissingen en aanbevelingen van de CNIL of wijzigingen in de gebruiken.
Elke nieuwe versie van dit beleid wordt aan de prospects en contacten meegedeeld via elk door het Agentschap AD'OCC bepaald middel, waaronder de elektronische weg (verspreiding per e-mail of online, bijvoorbeeld).
Voor alle andere algemene informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u de website van de CNIL raadplegen: www.cnil.fr
